Son las seis de la mañana y tu negocio ya está pidiendo que tomes decisiones: entra mercancía de distintos proveedores, hay pedidos por preparar, producto que controlar, compras que ajustar y clientes esperando a recibir su género.
Mientras tanto, cada movimiento genera información que tendrá que llegar al almacén, a ventas y, finalmente, a administración. Aquí la coordinación es especialmente importante porque no se trabaja únicamente con referencias y cantidades, sino con un producto perecedero.
Si la información no está conectada, problemas aparentemente pequeños pueden acabar complicando el trabajo diario. Por ejemplo, que localizar un lote lleve más tiempo o que conocer las existencias requiera varias consultas.
La tecnología puede ayudar precisamente ahí. Veamos siete retos habituales de los mayoristas de pescado y cómo una gestión digital e integrada permite abordarlos.
Índice
1. Garantizar la trazabilidad del producto
En la distribución mayorista de pescado, una misma jornada puede implicar gestionar mercancía de diferentes especies, proveedores, orígenes y lotes.
Pero el verdadero reto no es almacenar todos esos datos, sino mantener su relación a medida que el producto pasa por compras, almacén y ventas.
Cuando la información se encuentra repartida entre distintos registros, reconstruir el recorrido de una mercancía puede convertirse en un proceso lento y complejo.
Solución: seguir el producto, no perseguir la información
Un ERP especializado permite relacionar lotes, proveedores, entradas, existencias, ventas y clientes dentro de un mismo sistema.
Así, ante una incidencia sobre un lote, es posible partir de esa referencia y consultar la información asociada a su recorrido sin tener que reconstruirlo a partir de diferentes archivos o aplicaciones.
La diferencia está en pasar de almacenar datos sobre el producto a disponer de una trazabilidad conectada.
2. Gestionar un stock que pierde valor con el tiempo
En un producto perecedero, saber que hay existencias no es suficiente. Importa qué mercancía está disponible, a qué lotes pertenece y qué movimientos se han producido.
Por eso, una fotografía desactualizada del almacén tiene una utilidad limitada. Compras, ventas y preparación de pedidos necesitan trabajar con información coherente sobre las existencias.
Solución: tener una visión actualizada del inventario
Al conectar compras, entradas y salidas, lotes y ventas, un ERP permite consultar desde un mismo entorno:
- Existencias disponibles.
- Movimientos de mercancía.
- Lotes asociados.
- Compras y ventas relacionadas.
- Información necesaria para controlar la rotación.
Si sabes qué hay realmente disponible, podrás actuar sobre ello.
3. Comprar mejor en un mercado difícil de anticipar
Para un mayorista, comprar demasiado puede incrementar el riesgo asociado a un producto perecedero. Comprar poco también tiene consecuencias, ya que puede dejar a la empresa sin mercancía para responder a determinados pedidos u oportunidades comerciales.
El reto, por tanto, no es simplemente comprar más o menos, sino decidir con suficiente contexto.
Solución: combinar experiencia y datos
El conocimiento del mercado, los proveedores y los clientes sigue siendo fundamental. La tecnología puede complementarlo poniendo en relación información que, analizada por separado, dice mucho menos.
Consultar conjuntamente ventas anteriores, compras y existencias disponibles permite valorar mejor una decisión de aprovisionamiento.
Por ejemplo, antes de realizar un nuevo pedido, el responsable de compras puede revisar qué stock tiene disponible y cómo se ha comportado comercialmente ese producto.
El ERP no decide cuánto comprar. Ayuda a que quien toma la decisión disponga de mejores argumentos para hacerlo.
4. Saber dónde se gana dinero, no solo cuánto se vende
Facturar más no significa necesariamente ganar más.
En un negocio marcado por precios variables y márgenes ajustados, analizar las ventas de forma aislada ofrece una visión incompleta. Para entender la rentabilidad es necesario ponerlas en relación con precios de compra y costes asociados a las operaciones.
Solución: llevar el análisis del ingreso al margen
Cuando compras y ventas están conectadas, resulta más sencillo analizar conjuntamente precios de compra, precios de venta, costes asociados, operaciones comerciales, márgenes y rentabilidad.
Así, la empresa puede ir un paso más allá del dato de facturación y entender mejor qué ocurre detrás de cada operación.
Esta información resulta especialmente relevante a la hora de revisar condiciones comerciales o preparar una negociación con clientes y proveedores. Porque vender es importante, pero conocer dónde se genera margen lo es todavía más.
5. Conseguir que un pedido fluya de ventas a facturación
Un pedido no pertenece únicamente al departamento comercial. Tras registrarlo, la información pasa por almacén, puede intervenir logística y finalmente llega a administración para completar la facturación.
Cuando cada área trabaja con sus propios registros aparecen fricciones. Por ejemplo, datos que hay que trasladar, comprobaciones adicionales y dificultades para conocer en qué punto se encuentra la operación.
Solución: conectar el ciclo completo del pedido
Un sistema integrado permite que la información registrada al inicio de una operación pueda utilizarse también en las etapas posteriores.
De esta manera, ventas, almacén, logística y administración no trabajan sobre versiones independientes de una misma operación, sino sobre un flujo de información conectado.
El beneficio no está únicamente en hacer las cosas más rápido. Está en evitar que cada departamento tenga que reconstruir su parte del pedido.
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6. Eliminar el trabajo administrativo que no aporta valor
Copiar un dato una vez puede parecer una tarea menor. Hacerlo continuamente en pedidos, compras, movimientos de almacén y facturas deja de serlo.
Buena parte de la carga administrativa aparece cuando la información debe pasar manualmente de una herramienta, documento o departamento a otro.
Y cada nueva introducción del dato añade otra oportunidad para que aparezcan diferencias.
Solución: registrar una vez y aprovechar la información durante todo el proceso
Integrar compras, ventas, almacén y administración permite que los datos generados en una fase puedan utilizarse posteriormente sin tener que empezar de cero.
Esto reduce registros duplicados y facilita la continuidad de los procesos.
Aquí está una de las diferencias entre digitalizar e integrar. Sustituir una hoja en papel por una hoja de cálculo cambia el soporte. Conseguir que la información fluya entre procesos cambia la forma de trabajar.
7. Pasar de gestionar el día a día a entender el negocio
Las operaciones diarias generan una enorme cantidad de información. La cuestión es si esa información sirve únicamente para completar pedidos y facturas o también ayuda a responder preguntas de negocio.
Por ejemplo:
- ¿Qué productos presentan mayor rotación?
- ¿Dónde se concentra la facturación?
- ¿Cómo evolucionan compras y ventas?
- ¿Qué información conviene revisar antes de negociar con un cliente o proveedor?
Cuando responder exige recopilar datos de varias herramientas, el análisis llega tarde o resulta demasiado costoso.
Solución: convertir los datos operativos en información de gestión
Si compras, ventas, almacén y administración comparten un mismo sistema, los datos generados durante la actividad diaria también pueden servir como base para analizar el negocio.
Informes sobre ventas, compras, existencias, costes o rentabilidad permiten añadir contexto a los números.
Porque tener datos no es lo mismo que tener información útil. El verdadero valor aparece cuando la empresa puede relacionarlos para entender qué está ocurriendo y decidir con mayor criterio.
¿Qué debería tener un ERP para un mayorista de pescado?
No todos los sistemas de gestión responden de la misma manera a las necesidades de un mayorista de pescado. Además de las funciones habituales de cualquier ERP, hay que tener en cuenta las particularidades del sector pesquero.
Un ERP para mayoristas de pescado debería contemplar, entre otros aspectos:
- Gestión de compras y proveedores, para disponer de la información relacionada con el aprovisionamiento.
- Ventas y clientes, conectando la actividad comercial con el resto de las operaciones.
- Gestión de almacén, para conocer y organizar los movimientos de mercancía.
- Lotes y trazabilidad, fundamentales para seguir el recorrido del producto.
- Control de existencias, con información actualizada sobre el producto disponible.
- Facturación, integrada con la operativa comercial.
- Análisis de costes, márgenes y rentabilidad, para ir más allá del dato de facturación y entender el resultado de las operaciones.
- Integración entre procesos, evitando que compras, almacén, ventas y administración trabajen con información desconectada.
- Informes que ayuden a transformar la actividad diaria en información útil para tomar decisiones.
- Adaptación a los procesos específicos de la empresa, porque no todos los mayoristas trabajan de la misma forma ni tienen las mismas necesidades.
Soluciones de Grupo CIE para mayoristas de pescado
Las necesidades que hemos recorrido hasta ahora muestran que digitalizar un mayorista de pescado va mucho más allá de instalar un programa de facturación. La tecnología debe adaptarse tanto a la gestión administrativa como al trabajo que se realiza con el producto.
Por eso, las soluciones de Grupo CIE para comercializadoras y mayoristas de pescado abarcan diferentes puntos de esa operativa:
TrazaWin5 XE: gestión empresarial para mayoristas de pescado
TrazaWin5 XE es la solución de gestión empresarial de Grupo CIE especializada en el sector. Su objetivo es integrar en una misma herramienta diferentes procesos de la actividad del mayorista, como compras, almacén, producción y manipulación, ventas, logística, distribución y trazabilidad.
Así, los datos generados durante la compra y recepción de la mercancía pueden formar parte del mismo flujo de información que continúa en el almacén, la manipulación, la venta o la distribución.
Esto permite gestionar la actividad con una visión más completa y disponer de información para el control y la toma de decisiones.
Equipamiento para agilizar el trabajo en las salas de preparación
La digitalización tampoco termina delante de un ordenador. Buena parte de la operativa de un mayorista sucede físicamente en las salas, donde hay que recibir, seleccionar, asignar, pesar y etiquetar producto.
Grupo CIE cuenta con equipamiento adaptado a este entorno, con estaciones de pesaje y etiquetado móviles y fijas, dispositivos móviles para tareas de recepción, selección y asignación de producto, así como básculas e impresoras industriales.
Lo interesante de combinar software y equipamiento está en acercar la gestión digital al lugar en el que realmente se producen muchos de los movimientos de mercancía.
Traza Web: automatizar la recepción de información de las compras
La información asociada a una compra puede llegar incluso antes que el propio producto. Traza Web permite recibir los datos de las compras realizadas e incorporarlos automáticamente a los sistemas de gestión.
De este modo, la empresa puede disponer de esa información antes de recibir la mercancía y adelantar procesos relacionados con la recepción, asignación, preparación y servicio de pedidos.
Además de agilizar la gestión, se evita tener que volver a introducir manualmente información que ya está disponible, precisamente uno de los problemas que aparecen cuando diferentes procesos funcionan de manera independiente.
Subastadepescado.es: comprar en lonja sin desplazarse
La tecnología también puede transformar un proceso tan ligado al sector como la compra en lonja.
Subastadepescado.es es la solución orientada a facilitar la compra de pescado a distancia, permitiendo acceder a subastas de lonjas sin necesidad de desplazarse físicamente.
No se trata únicamente de administrar mejor la mercancía una vez adquirida, sino también de digitalizar determinados puntos de la relación con proveedores y del propio proceso de compra.
Tecnología especializada para un sector con necesidades específicas
Digitalizar una empresa mayorista de pescado no consiste únicamente en sustituir hojas de cálculo o automatizar tareas administrativas. Se trata de conseguir que la información acompañe al producto a lo largo de todo su recorrido, desde la compra y la trazabilidad hasta la preparación, la venta y la distribución.
Contar con soluciones desarrolladas específicamente para el sector permite conectar la gestión empresarial con las particularidades operativas de un producto perecedero y de una cadena de suministro especialmente exigente.
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